POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
Synthèse
| Responsables de traitement |
La société PromoFarma agit en qualité de responsable de traitement dans le cadre de:
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| Objectifs principaux des traitements |
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| Origine des données personnelles collectées |
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| Destinataires principaux |
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| Principales durées de conservation |
Vos données sont conservées par la société PromoFarma pendant toute la durée d’utilisation active de votre compte sur DocMorris, avant d’être archivées pendant la durée de prescription applicable. |
| Droits sur vos données personnelles |
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de suppression et, le cas échéant, de portabilité de vos données personnelles. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles et, le cas échéant, en demander la limitation. A tout moment, vous pouvez retirer votre consentement lorsque celui-ci a été recueilli. Vous pouvez enfin définir des directives relatives au sort de vos données personnelles en cas de décès. Au besoin, vous bénéficiez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. |
| Coordonnées de contact |
Pour toute question et pour exercer vos droits, vous pouvez directement contacter la société PromoFarma en envoyant un email à legal@docmorris.fr. |
Informations sur la protection de vos données personnelles
Le site internet www.docmorris.fr et l’application DocMorris – Santé & Beauté (ci-après ensemble le « DocMorris ») sont édités par la société PromoFarma Ecom S.L. (ci-après « PromoFarma »). DocMorris a pour objet la vente en ligne de produits pharmaceutiques, parapharmaceutiques, cosmétiques et d’hygiène.
Dans le cadre de l’accès, la consultation, la navigation et l’utilisation de DocMorris et de ses services, vous êtes amené à communiquer à PromoFarma des données personnelles vous concernant.
Nous vous remercions de bien vouloir prendre connaissance de la présente politique, vous expliquant comment vos données personnelles sont utilisées par PromoFarma et comment exercer vos droits à ce sujet. Cette politique complète les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) et les Conditions Générales de Vente (CGV) de DocMorris, ainsi que tout document ou mention d’information renvoyant à la présente politique.
Pour toute question et pour exercer vos droits, vous pouvez directement contacter PromoFarma en envoyant un email à legal@docmorris.fr.
Qui sont les responsables de traitement de vos données personnelles ?
PromoFarma agit en qualité de responsable de traitement dans le cadre de la gestion administrative, opérationnelle et commerciale de DocMorris et la gestion des commandes de produits parapharmaceutiques, cosmétiques et d’hygiène vendus par elle sur DocMorris.
À quelles fins vos données personnelles sont-elles utilisées ?
Vos données personnelles sont utilisées pour les raisons suivantes :
| Finalités | Exemples d’utilisation de vos données personnelles | Fondements juridiques |
|---|---|---|
| Création et gestion de votre compte sur DocMorris |
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Exécution des CGU et des CGV applicables à votre commande |
| Gestion des commandes |
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Exécution des CGV applicables à votre commande |
| Gestion du service après-vente (service clientèle) |
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Exécution des CGV applicables à vote commande |
| Amélioration de votre expérience client |
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Intérêt légitime de PromoFarma à améliorer votre expérience client |
| Prospection commerciale à destination des clients |
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Intérêt légitime de PromoFarma à développer son activité |
| Prospection commerciale à destination des prospects |
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Intérêt légitime de PromoFarma à développer son activité et consentement pour la prospection électronique. |
| Gestion du programme de parrainage |
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Exécution des CGV applicables à votre commande |
|
Intérêt légitime des sociétés PromoFarma à développer son activité | |
| Personnalisation de votre expérience utilisateur |
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Votre consentement |
| Amélioration de DocMorris, ainsi que de votre expérience utilisateur |
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Intérêt légitime de PromoFarma à améliorer DocMorris, ainsi que votre expérience utilisateur |
| Gestion d’un précontentieux ou d’un contentieux |
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Intérêt légitime de PromoFarma à défendre leurs droits et intérêts respectifs |
| Respect des obligations légales et réglementaires |
|
Obligations légales et règlementaires s’imposant à PromoFarma |
Quelles catégories de données personnelles vous concernant sont collectées et utilisées ?
Toutes les données que vous saisissez sur DocMorris ou lorsque vous communiquez avec PromoFarma, à savoir :
| Catégories de données | Exemples de données |
|---|---|
| Données d’identification | Nom, prénom, date de naissance, numéro client |
| Coordonnées | Adresse email, adresse postale, numéro de téléphone |
| Données bancaires et financières | Mode de paiement, adresse de facturation |
| Données relatives à votre commande | Numéro de la commande, date et heure de la commande, statut de la commande, produits commandés, montant de la commande, chèque cadeau utilisé, remises accordées, adresse et mode de livraison |
| Données relatives aux retours de produits commandés | Date et heure de la demande de retour, produits commandés retournés, motifs du retour, montant remboursé |
| Données relatives au suivi de la relation commerciale | Historique des commandes, périodicité des commandes, demandes (demande d’information, plainte, réclamation, etc.), échanges avec les services de PromoFarma en fonction des produits commandés |
| Données relatives à vos contributions sur DocMorris | Notes/avis des produits commandés et de votre expérience client/utilisateur |
| Données relatives à votre participation au programme de parrainage | Adresse email du parrainé, chèque cadeau accordé le cas échéant |
Par ailleurs, certaines données sont automatiquement collectées via des cookies et autres traceurs utilisés sur DocMorris, à savoir :
| Catégories de données | Exemples de données | Finalités |
|---|---|---|
| Données de connexion et de navigation | Date et heure de connexion, adresse IP, appareil, navigateur, système d’exploitation, données de configuration système, pages consultées | Ces données sont nécessaires au bon fonctionnement technique de DocMorris et de ses services, ainsi qu’à la mesure d’audience. Pour plus d’informations, veuillez consulter la Politique de gestion des cookies. |
Certaines de ces données sont obligatoires, d’autres facultatives pour pouvoir bénéficier de tous les services proposés sur DocMorris, notamment pour passer commande sur DocMorris. Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles à renseigner est signalé sur les formulaires de collecte. Si vous refusez de fournir les données obligatoires demandées, PromoFarma ne seront pas en mesure de traiter votre demande (telles que votre demande de création de compte, votre commande, votre demande de contact, etc.).
Le cas échéant, vous pouvez être amené à communiquer les données personnelles d’un tiers, notamment lorsque vous passez commande pour un proche ou que vous participez au programme de parrainage. Dans ce cadre, nous vous rappelons que vous êtes tenu d’avoir eu leur autorisation préalable, d’informer ces personnes de la communication et du traitement de leurs données personnelles par PromoFarma et de leur communiquer la présente politique.
Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
Vos données personnelles pourront être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :
| Destinataires | Finalités |
|---|---|
| PromoFarma et son personnel respectif autorisé | A des fins de gestion de DocMorris et de ses services |
| Sociétés du Groupe auquel appartient PromoFarma | A des fins exclusivement administratives, opérationnelles ou commerciales |
| Prestataires de paiement de PromoFarma | Aux fins d’exécution du paiement uniquement et de mémorisation de la carte bancaire/compte PayPal si vous y avez consenti uniquement |
| Prestataires de livraison de PromoFarma | Aux fins d’exécution de la livraison uniquement |
| Autres sous-traitants respectifs de PromoFarma (hébergeur, prestataire informatique, etc.) | A des fins exclusivement techniques ou logistiques |
| Autorités administratives ou judiciaires | Uniquement dans l’hypothèse d’une demande expresse et motivée de leur part ou en cas d’infraction avérée à des dispositions légales ou réglementaires |
| Conseils externes | Uniquement dans le cadre de la gestion d’éventuels différends et d’autres sujets juridiques le cas échéant |
| Autres tiers | A la suite ou à l’occasion de la restructuration, la reconstitution, l’acquisition, le financement par emprunt, la fusion, la vente d'actifs de PromoFarma ou d'une transaction similaire, ainsi qu'en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre dans laquelle des données personnelles sont transférées à un ou plusieurs tiers en tant qu'actifs de Promofarma |
Des transferts internationaux de vos données personnelles sont-ils effectués ?
Dans la mesure du possible, vos données personnelles sont traitées au sein l’Espace économique européen (EEE). Toutefois, vos données personnelles peuvent être communiquées à des sous-traitants de PromoFarma situés dans des pays situés hors de l’EEE.
Dans l’hypothèse où le pays destinataire n’assurerait pas un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui de l’EEE, PromoFarma s’engage respectivement, à défaut de décision d’adéquation et après avoir procédé à une évaluation du niveau de protection de vos droits sur le territoire de l’Etat tiers où est établi le destinataire de vos données personnelles, à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos données personnelles sur la base de garanties appropriées (notamment les clauses contractuelles types en vigueur).
Leur communication pourra être directement obtenue auprès de PromoFarma en envoyant un email à legal@docmorris.fr.
Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?
De façon générale, vos données personnelles ne seront conservées que pendant la période nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles ces données ont été collectées ou pour se conformer à des exigences légales ou réglementaires (obligations de conservation/durées de prescription applicables).
Sauf exceptions :
- les données personnelles attachées votre compte sur DocMoris (incluant les données relatives à vos commandes) sont conservées jusqu’à la suppression de votre compte sur DocMorris ou en cas d’inactivité de celui-ci durant trois (3) ans;
- les données collectées dans le cadre de vos demandes (demande de contact, demande de retour d’un produit, réclamation, etc.) sont conservées jusqu’au traitement complet de celles-ci ;
- les données collectées dans le cadre de votre inscription à la réception de communications commerciales sont conservées jusqu’à votre désinscription ;
- les données de connexion et de navigation sont conservées pendant treize (13) mois.
Au-delà de ces périodes, vos données sont conservées pendant :
- trois (3) ans à compter de la suppression/inactivité de votre compte pour les données conservées à des fins de prospection commerciale ;
- cinq (5) ans à compter de la suppression/inactivité de votre compte pour les données conservées à des fins de preuves ;
- dix (10) ans à compter de la clôture de l'exercice comptable en cours concerné pour les données conservées à des fins comptables, ainsi que pour les documents commerciaux (factures, bons de commande, bons de livraison, correspondances commerciales, etc.).
Quels droits avez-vous sur vos données personnelles ?
Conformément à la réglementation relative à la protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- un droit d'accès à vos données personnelles vous permettant d’obtenir des informations claires, transparentes et compréhensibles sur la façon dont PromoFarma utilise vos données personnelles et sur vos droits (telles que fournies dans la présente politique), ainsi qu’une copie de vos données personnelles.
- un droit de rectification de vos données personnelles vous permettant d’obtenir la modification de vos données personnelles si elles sont obsolètes, inexactes ou incomplètes.
- un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles lorsqu’il est fondé sur l’intérêt légitime de PromoFarma. Ainsi, PromoFarma cessera le traitement, sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, tels que le respect d’une obligation légale (à l’instar de celles imposant la conservation de certains documents comportant des données personnelles) ou encore la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
-
un droit à la limitation temporaire du traitement de vos données personnelles notamment en vue de procéder à des vérifications, à savoir :
- lorsque vous contestez l’exactitude de vos informations, le temps que PromoFarma puissent vérifier qu’elles sont correctes ;
- si le traitement est illicite et, plutôt que demander leur effacement, vous préférez limiter leur utilisation ;
- si PromoFarma n’a plus besoin des données pour le traitement mais qu’elles restent nécessaires pour vous permettre de constater, exercer ou défendre un droit en justice ;
- si vous vous opposez au traitement en application de votre droit d’opposition, pendant la durée de vérification ayant pour objet de confirmer que les motifs légitimes poursuivis par PromoFarma prévalent sur les vôtres.
- un droit de retirer votre consentement à tout moment, pour les finalités pour lesquelles il a été collecté.
-
un droit à la portabilité de vos données personnelles vous permettant de recevoir les données personnelles fournies, dans un format informatique structuré, couramment utilisé, et à ce qu’elles soient transmises à un tiers si cela est techniquement possible. Ce droit ne s’exerce pas en toutes circonstances, il ne s’applique qu’à condition qu’il remplisse toutes les conditions suivantes :
- il porte uniquement sur vos données personnelles, excluant toutes les données anonymes ou celles de tiers ;
- il ne porte pas atteinte aux droits et libertés des tiers, notamment ceux de PromoFarma (en particulier le secret des affaires ou les droits de propriété intellectuelle) ;
- il concerne des données personnelles traitées de manière automatisée (les fichiers papiers ne sont donc pas concernés) ;
- le traitement est fondé sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat conclu avec PromoFarma.
- un droit à l’effacement de vos données personnelles (ou droit à l’oubli) lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
- vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et il n’existe pas de motif légitime impérieux justifiant le maintien de ce traitement (à l’instar d’obligations imposant la conservation de certains documents comportant des données personnelles) ;
- vous vous opposez à des opérations de prospection commerciale ;
- vous décidez de retirer votre consentement sur lequel est fondé le traitement ;
- lorsque vos données personnelles ne sont plus utiles aux finalités initiales qui ont justifié leur collecte ou un autre type de traitement ;
- l’utilisation qui est faite de vos données n’est pas conforme aux dispositions législatives ou réglementaires applicables.
- un droit de définir des directives, soit générales, soit particulières, s’agissant de vos données personnelles dans l’hypothèse de votre décès (par exemple, leur suppression ou leur transmission à toute personne de votre choix). Vous pouvez révoquer vos directives à tout moment.
Il est précisé que l’exercice de ces droits est fonction de la base légale du traitement, tel qu’indiqué dans le tableau ci-dessous :
| Accès | Rectification | Effacement | Limitation | Portabilité | Opposition | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Consentement | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Retrait du consentement |
| Mesures précontractuelles | Oui | Oui | Non | |||
| Contrat | Oui | Oui | Non | |||
| Intérêt légitime | Oui | Non | Oui | |||
| Obligations légales | Non | Non | Non |
Dans certaines circonstances, PromoFarma pourra être amenée à vous demander des informations spécifiques, afin de confirmer votre identité et garantir l’exercice de vos droits. Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée pour s’assurer que les données personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir.
Pour toute question et pour exercer vos droits, vous pouvez directement contacter PromoFarma en envoyant un email à legal@docmorris.fr.
Au besoin, vous pouvez introduire une réclamation auprès la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) directement via son site internet ou par courrier : 3, place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07. Ce droit peut être exercé à tout moment gratuitement, mis à part les frais du courrier le cas échéant, et les frais éventuels d’assistance ou de représentation si vous choisissez de vous faire aider dans cette procédure par un tiers.
Quelles mesures de sécurité sont mises en place pour protéger vos données personnelles ?
PromoFarma traitera vos données personnelles, à tout moment, de manière confidentielle et respecteront l’obligation de secret professionnel applicable à tout professionnel de santé le cas échéant conformément aux dispositions des réglementations applicables, en adoptant les mesures contractuelles, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles, notamment contre d’éventuelles violations susceptibles d’entraîner, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, l’accès ou la divulgation non autorisée de vos données personnelles. Ces mesures assurent un niveau de sécurité approprié des données personnelles et tiennent compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre par rapport aux risques et de la nature des données à protéger.
PromoFarma garantit par ailleurs que les membres de leur personnel respectif et toute personne amenés à traiter les données personnelles vous concernant respectent les règles et procédures établies relatives à la protection des données personnelles et notamment les mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en place pour protéger vos données personnelles. Dans la mesure où l'obligation de secret professionnel l´exige, PromoFarma s’assure que les membres de leur personnel et des prestataires des service externes (hébergeur, prestataire informatique, etc.) soient tenus par un engagement écrit de confidentialité, rappelant les conséquences pénales de la violation de ces obligations.
Mise à jour de la politique de protection des données personnelles
PromoFarma se réserve le droit de modifier, à tout moment, la présente politique de protection des données personnelles afin de l'adapter aux éventuelles évolutions de DocMorris et de ses services ou de la réglementation applicable. La nouvelle politique de protection des données personnelles mise à jour vous sera communiquée par tout moyen le cas échéant.
Dernière mise à jour : 23 décembre 2022